20 maja 2008 r. w Bibliotece Pedagogicznej w Toruniu odbyło się pierwsze spotkanie przedstawicieli bibliotek użytkujących system Promax firmy Max Elektronik z Zielonej Góry.
Celem spotkania było powołanie Klubu Użytkowników Promaxa.

Swój akces do Klubu zgłosiło 14 bibliotek (pedagogicznych, publicznych i naukowych).
Idea utworzenia Klubu spotkała się z życzliwym zrozumieniem zarówno ze strony Dyrekcji Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu jak i zarządu firmy Max Elektronik.

Klub powołano w  celu  wymiany doświadczeń użytkowników systemu oraz możliwości wyrażania opinii na temat  poprawy jakości jego funkcjonowania.

Spotkanie rozpoczęło się od zwiedzenia nowej siedziby Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu.

Oficjalnie uczestników powitały  Elżbieta Wykrzykowska, dyrektor Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu i Aldona Zawałkiewicz, kierownik Wydziału Informacyjno-Bibliograficznego, pomysłodawczyni powołania Klubu.  Panie wyraziły  nadzieję na owocną współpracę i integrację środowiska bibliotekarzy pracujących w systemie, a także na opiekę merytoryczną nad działalnością Klubu ze strony  firmy Max Elektronik.
Następnie głos zabrała  pani  Magdalena Kurpiel,  reprezentująca firmę Max Elektronik. W swoim krótkim wystąpieniu  zapewniła o pełnym poparciu dla inicjatywy  oraz zadeklarowała, że opinie i praktyczne uwagi zgłoszone przez użytkowników zostaną wykorzystane do dalszego doskonalenia systemu Promax.
Przedstawiciele bibliotek, biorący udział w spotkaniu w kilku słowach scharakteryzowali swoje doświadczenia wynikające z  pracy z systemem, Wszyscy podkreślili, że spotkanie może być szansą na nawiązanie efektywnej współpracy.

Kolejnym punktem programu spotkania były sprawy organizacyjne, związane z funkcjonowaniem Klubu – omówiono ideę jego powołania oraz   wypracowano wspólnie tekst misji, który brzmi następująco:
 
Misją Klubu jest wymiana doświadczeń zawodowych, integracja użytkowników systemu PROMAX i ustalanie kierunków jego rozwoju w celu podniesienia jakości usług informacyjnych świadczonych  czytelnikom.

Aldona Zawałkiewicz zaprezentowała stronę WWW Klubu. ze szczególnym zwróceniem uwagi na forum (dostępne tylko po zalogowaniu), które ma stanowić podstawowe narzędzie komunikacji pomiędzy członkami Klubu.

 Pani  Magdalena Kurpiel podkreśliła, jak ważne jest, by biblioteki konsultowały zgłaszane przez siebie uwagi. Zwróciła uwagę na fakt, że biblioteki (pedagogiczne, publiczne i naukowe) wykorzystują system w różnym stopniu i mają różne oczekiwania w stosunku do niego, stąd dopiero podpisanie się pod uwagą przez kilka bibliotek będzie wystarczającym uzasadnieniem dla jej rozpatrzenia.
Zaproponowała także nadanie uprawnień tzw. klubowemu użytkownikowi - wybrana osoba w imieniu Klubu będzie mogła logować się i zgłaszać uwagi do Systemu Rejestracji i Kontroli Uwag firmy Max Elektronik.
Kolejnym punktem programu były wystąpienia użytkowników systemu Promax.

O wykorzystywaniu programu Promax do tworzenia bazy bibliografii regionalnej Bibliografia Ziemi Lubuskiej mówiła w wystąpieniu przygotowanym wspólnie z Zofią Maziarz, Maria Adamek, kierownik Działu Informacji Naukowej i Regionalnej Wojewódzkiej i Miejskiej Biblioteki Publicznej w Zielonej Górze. Biblioteka wykorzystuje system już od 1997 r. Do bazy wprowadzane są zarówno opisy bieżących publikacji, jak również retrospektywne  z tradycyjnej kartoteki kartkowej (obecnie rejestrowane są dane z 1990 r.).  Bibliografia uwzględnia różne formy piśmiennicze i wydawnicze publikacji:  artykuły z czasopism,  czasopisma, książki, niesamoistne części wydawnictw, polemiki, recenzje i wywiady. Bibliotekarze do opracowania rzeczowego wykorzystują własną klasyfikację regionalną oraz język słów kluczowych.
W celu ułatwienia czytelnikom pracy w systemie przygotowano i umieszczono w Prowebie informację o zasobach bazy, schemat klasyfikacji regionalnej oraz wskazówki, jak korzystać z podanych indeksów.
Bibliografia Ziemi Lubuskiej zawiera obecnie ponad 73 tys. rekordów i jest dostępna w Internecie pod adresem

http://www.wimbp.zgora.pl/cgi-bin/wspd_cgi.sh/WService=wsbroker1/prlogin.w

Tworzenie Bibliografii Publikacji pracowników Akademii Podlaskiej przybliżył w swojej prezentacji Marcin Malik z Oddziału Informacji Naukowej Biblioteki Głównej Akademii Podlaskiej w Siedlcach.
Bibliografia gromadzi dorobek piśmienniczy wszystkich osób zatrudnionych przez uczelnię, jak również publikacje byłych pracowników, powstałe w ciągu dwóch lat po ustaniu stosunku pracy. Jest kontynuacją opracowywanej od 1975 r. tradycyjnej kartoteki kartkowej. Zmiana formatu wydawania z wersji drukowanej na elektroniczną nastąpiła w 1997 r. Baza zawiera opisy bibliograficzne publikacji naukowych, popularnonaukowych, dydaktycznych i literackich oraz rozpraw doktorskich i habilitacyjnych pracowników Akademii Podlaskiej. Jest tworzona przez bibliotekarzy Oddziału Informacji Naukowej głównie z autopsji, w oparciu o materiały znajdujące się w księgozbiorze oraz na podstawie bibliograficznych i pełnotekstowych baz danych, drukowanych bibliografii osobowych i dziedzinowych oraz zweryfikowanych danych z kwerend bibliograficznych przeprowadzanych w innych bibliotekach.

Prezentacja Informacja to nie igła w stogu siana… jeśli dobrze opracowana (prezentacja do pobrania) Anny Wiligalskiej i Aldony Zawałkiewicz z Biblioteki Pedagogicznej w Toruniu pokazała ewolucję warsztatu pracy Wydziału Informacyjno-Bibliograficznego, jaka dokonała się w ostatnich kilkunastu latach, a także obecne, nowoczesne możliwości tworzenia i udostępniania informacji bibliograficznej.
Od lat  50. do wczesnych lat 90. podstawowe źródło informacji w Wydziale stanowiły kartkowe kartoteki zagadnieniowe. Uzupełnieniem (a z czasem zastąpieniem kartotek tradycyjnych zamkniętych w roku 2002)  stała się elektroniczna baza bibliograficzna artykułów z czasopism tworzona od 1996 r. w programie ISIS.
Artykuły opracowywano z autopsji za pomocą słów kluczowych. Baza istniała do 2003 roku, kiedy to chcąc  ujednolicić system wyszukiwania w bibliotece,  podjęto decyzję o wprowadzeniu języka haseł przedmiotowych BN jako drugiego obok języka słów kluczowych. Bazę, liczącą ok. 65 tys. rekordów zamknięto w 2004 r. i zainicjowano powstanie nowej, która zawierała artykuły zaopatrzone w słowa kluczowe i hasła przedmiotowe.

W roku 2006 po zakupieniu przez Bibliotekę Pedagogiczną w Toruniu systemu Promax dokonano konwersji danych  z programu ISIS.

Obecnie baza liczy 16 tysięcy rekordów i  rejestruje przede wszystkim artykuły z czasopism, fragmenty prac zbiorowych, recenzje i wywiady. Opracowanie rzeczowe odbywa się za pomocą dwóch, uzupełniających się języków wyszukiwawczo-informacyjnych (języka słów kluczowych i języka haseł przedmiotowych BN), co stanowi dużą zaletę dla prowadzących poszukiwania czytelników.

Prezentacja Bibliotekarz odkrywca (prezentacja do pobrania) Krzysztofa Henne z firmy Max Elektronik dotyczyła procesu tworzenia i opracowywania informacji. Zawierała też szczegółowy opis definiowania i  efektywnego wykorzystywania indeksów wyszukiwawczych w systemie Promax.
Praktyczna część wykładu została poprzedzona  przez autora szeregiem teoretycznych refleksji.
Dotyczyły one między innymi relacji między oryginalnym tekstem a jego opisem za pomocą języków informacyjno-wyszukiwawczych – zarówno języka słów kluczowych, tworzonego za pomocą wyrażeń derywowanych z naturalnego języka autora, jak i kontrolowanego języka haseł przedmiotowych. Krzysztof Henne podkreślił zasadę best match, czyli założenie jak najlepszego dopasowania słów do wyszukiwania informacji mimo naturalnych różnic w sposobach postrzegania treści. Wg autora ważne jest takie przygotowanie opisu, które  precyzyjnie odda treść dokumentu i pozwoli  użytkownikowi na dotarcie do niego.
Opis taki musi być więc poprzedzony wnikliwą analizą tekstu, pod kątem doboru opisujących go znaków językowych. Następnie autor omówił dokładnie budowę indeksów wyszukiwawczych w Promaxie Szczególną  uwagę zwrócił  na konieczność właściwego doboru nazw indeksów, co gwarantuje ich efektywne wykorzystanie  przez czytelnika. Zdaniem Krzysztofa Henne właściwe definiowanie indeksów  wymaga dużej znajomości potrzeb użytkowników, ich oczekiwań, a także nawyków myślowych.

Po przerwie na kawę, drugą część spotkania rozpoczął Krzysztof Henne odpowiadając na  zgłoszone wcześniej przez użytkowników Promaxa pytania  dotyczące pracy w systemie.
W prezentacji zatytułowanej Dziś pytanie, dziś odpowiedź (prezentacja do pobrania) uczestnicy spotkania znaleźli odpowiedzi na wiele nurtujących ich problemów związanych z tworzeniem baz bibliograficznych w Promaxie.
Uzyskali również informacje na temat  wprowadzenia do systemu  nowych funkcjonalności.

Podsumowaniem spotkania była  dyskusja, w czasie której zebrano wszystkie  uwagi do systemu, uznane za zasadne przez przedstawicieli firmy Max Elektronik.  Zadeklarowali oni, że w  najbliższym czasie może być zrealizowana tylko część uwag, ponieważ inne mogą być uwzględnione dopiero w nowej wersji Promaxa z formatem MARC21.

Po obiedzie uczestnicy spotkania w towarzystwie przewodnika poznawali zabytki Torunia.